新シリーズ「自宅マンション大規模修繕工事の記録」、今回は「設計事務所募集作業」についてです。
※大規模修繕工事の大まかな流れにつきましては、大規模修繕工事コンサルタント業務をご参照ください。
設計事務所（いわゆるコンサルタント）の募集方法について修繕委員会で検討した結果、公募形式で実施することにしました。
最初は「重松マンション管理士事務所に紹介してもらったら良いのではないか。」とか、「マンション内の住人の知り合い等に設計事務所はいないか？」等の意見があったのですが、なるべく公平性を担保する意味でも業界紙を活用して募集することを理事会に提案したら、理事会もこの意見に同意しました。
ちなみに、重松マンション管理士事務所が行う大規模修繕工事コンサルタント業務でも複数の設計事務所から選定を行っていますが、当事務所へのご相談の中には、特定の理事と設計事務所や施工業者との癒着に関するものが結構あります。良い面もあり得ますが、気を付けていただきたいなと思います。
||私たちが募集に利用したのは「マンション管理新聞」のフリースペース欄です。
予め申し込んで規定の形式で原稿を提出します。
掲載料は無料なので管理組合としては特に負担はありません。
約１０日間の募集期間を経て、応募してきた１級建築士事務所は１０社。北海道の事務所も応募してきました。
１次選考として、この中から実際に見積を依頼する業者を絞り込む作業になるのですが、今回は北海道の業者を除いて全ての業者に見積を依頼することに決めました。
普通は、各業者との折衝や連絡、見積書を貰った後のまとめなどの作業量をあまり多くしたくないので、まず書類選考をして５社程度に絞り込むことが多いようです。
写真は、マンション管理新聞で公募した時の紙面です。第１面に掲載されました。|
||いよいよ見積を依頼する作業です。
業者からの見積書を比較検討するには、統一された見積内容でないと検討できません。
「見積要項書」と「見積明細書（金額抜き）」を業者に電子メールで送り正式に見積を依頼します。
一番効率が悪いやり方は、それぞれの業者と個別に面談し、依頼内容や監理の仕様などをきちんと決めないで業者任せで見積を依頼してしまうことです。
仕様を統一しないで依頼した見積書は、同じ土俵では比較検討することができず、管理組合が適正な判断ができない場合があります。間違ってもこのような状況になってはいけません。
見積要項書に基づき、業者は現場下見を行い、見積もり提出に必要な質問があれば質疑をしてきます。
業者の質疑に対しては、私が回答を作成し、全ての業者に共通回答として質疑の内容を回答しました。
写真は、重松事務所で作成した「見積要項書」です。|
||現場下見や質疑応答の後、理事長宛に業者が見積書を提出して来ました。
見積書は、提出期間が満了するまでは開封せずに理事長が保管します。
来た順番に開封して作業を始めると作業時間は短縮されますが、特定の会社の見積を事前に見ることとなりますので公平性に疑問が残ります。
よって、提出された見積書は、期間満了後に理事長が重松事務所に持ち込んで複数の人が立会いの下で一斉開封しました。
写真は、重松事務所で小林さん立会いの上、理事長と一緒に開封しているところです。
ここで初めて、各業者の見積書がオープンになります。|
||各社の見積が出揃ったらいよいよ「比較一覧表」の作成です。ここから大変な作業が始まります。。。
まずは、各社の見積内容に間違いや見落としがないか確認したあと、価格を一覧表にまとめ、そのうえで専門家としての重松事務所の意見を付記します。
全部を見やすいようにＡ３一枚にまとめるのは結構苦労しました。
私が指摘したのは、各作業工程（現地調査、基本設計、実施設計、工事業者選定、アフターケア業務）に要する時間の妥当性や技術者１名の工数単価の妥当性などでした。
もちろん、過去の実績の豊富さ等もコメントしました。
写真は、見積書提出業者の比較一覧表です。
この中から、委員会で検討した後に３社を選定し、プレゼンテーションを受けることにしました。・・・（つづく）|

あけましておめでとうございます。
重松マンション管理士事務所では、管理組合向けに大規模修繕工事コンサルタント業務を行っていますが、新しく始める「自宅マンション大規模修繕工事の記録」シリーズでは、具体的にご紹介しやすい自宅マンションの大規模修繕工事をテーマにドキュメンタリータッチで、実際に進んでいく様子を皆様にご紹介します。
あくまでも、管理組合と修繕委員会が主体で進めますが、重松マンション管理士事務所はボランティアで協力します。
また、事務所の梅澤さんと小林さんの活躍ぶりも少しだけご紹介できるかもしれませんのでよろしくお願いいたします。
本マンションの大規模修繕工事に関しては、２００８年の６月に修繕委員会を公募形式で立ち上げることにしました。
といっても、３５世帯のマンションでメンバーを募るのはなかなか容易ではなく、結局委員２名、私がお手伝いとして参加、そして理事長と管理会社が参加する形で合計５名でのスタートとなりました。
世帯数が多いマンションや団地だったら結構な人数が集まるのですが、小規模マンションでは仕方ありません。
理事会からの諮問事項は「修繕実施方法の検討及び大規模修繕工事の実施時期の検討」です。
まずは、私がパワーポイントで管理組合向けに作成した「大規模修繕工事の進め方（PDF）」を見ていただくことからはじめました。
ここで、みんなで議論したのは工事発注方式（基本的な進め方）には、責任施工方式と設計監理方式があるということでした。
委員会は検討の結果、設計監理方式で進めることと、大規模修繕工事の実施を平成２１年の秋に実施することについて意思統一し、理事会に答申することとしました。
その後の理事会でも、委員会の答申書どおりで承認されました。
修繕委員会は、理事会の承認を受けて設計事務所の選定作業にかかることになりました。・・・（つづく）

委員会からの答申書です。
答申内容の下には、参考として「設計監理方式」と「責任施工方式」の違いを記載しました。

落札した不動産業者に、管理費等と高額な遅延損害金の明細を記載した「催告書」を配達証明郵便で送っていましたが、送達して３日ほどでその業者から電話連絡がありました。
内容は

1. 催告書は受け取ったこと。
2. 当分は転売する予定が無く、社長自ら居住することになりそうであること。
3. 未納額に関しては、１ヶ月以内に清算する予定であること。
4. 頑丈な鍵の交換や室内クリーニングで思ったより費用がかさんだので、遅延損害金をまけて欲しいこと。

でした。私は、当管理組合が抱える事情を率直に話し、従来から遅延損害金の減免は一切やっていないことを話して、先方の社長さんに理解を求めました。
数回の電話のやり取りの後、落札した社長さんも事情を理解してくれて、規定どおり支払うので請求書を送ってくださいと連絡がありました。
そして月末に支払をする旨の確認の電話があり、当方の請求どおりの金額が入金されていることが確認できたのです。
滞納が始まってからは４年程度、区分所有法第５９条による競売を決議してからはちょうど２年ととても長い道のりでしたが、現在も行方不明になっている前区分所有者が滞納した１００万円近い金額を全て回収することに成功しました。
何も手を打たずにあのまま放置していたら、今頃は時効の心配をしていたかもしれませんし、大変なことになっていました。
山田理事長と「やっと成し遂げた」という安堵感に浸りながら本事件は解決しました。
長い間ご愛読いただいた「区分所有法第５９条競売大作戦」は今回を持って終了します。
どうもありがとうございました。・・・（おわり）

第５章 修繕工事の実現へ向けて[8]
（前回までのあらすじ）
管理会社から契約を解除され、自主管理の道を選択することになった管理組合。様々なことがありましたが、ようやくこのマンションの『これから』が見えてきました。

(さらに…)

裁判所に教えてもらったとおり「計算書」を記入して提出していましたが、指定された配当期日には私も理事長も忙しかったので出頭しませんでした。
結果に関しては、初めてのことでもありとても気になったので、後日裁判所に電話をしましたが、書記官の女性はいつも親切に教えてくれます。
事前に管理組合の振り込み指定口座を連絡しているので、余ったお金はその口座に自動的に振り込まれるとのことでした。
また、金額についても「保管金振込通知書」を見てくださいとのことだったのでそれを待つことにしました。

翌日送られてきた「保管金振込通知書」を見て確認できたことは

• 予納金６０万円の内、残ったお金はわずか３１，３７７円だったこと。
• 競売のための調査や手続き、差押登記費用等として管理組合が支払った金額が６１２，８２３円であったこと。
• そして、以上の金額が管理組合の口座に入金（返金）されること

でした。
つまり、時間はかかりましたが、私達が立替えた費用は全額戻ってくることが確認されました。
最初は本当に収めた予納金等は全額戻ってくるのか不安でしたが、これで確信できました。
また、翌日落札業者が当該住戸のクリーニングに入ってきたことも確認できました。
いよいよ最終段階です。私は落札業者に対して現時点での滞納額と遅延損害金及び管理規約に規定された督促費用の明細を配達証明郵便で送り、今後の対応について問合せることとしました。…（つづく）

マンションの落札者は分かりましたが、その後一切動きがありませんでした。
普通であれば、しばらくすると落札した会社がそのうちマンションに現れ「○月○日からリフォームをするので宜しくお願いします。ところで、現時点で滞納額等はいくらになっていますか？」とたずねてくるのですが今回は全く音沙汰なしです。
裁判所からも何も連絡が無いので、山田理事長とも相談してしばらく様子を見ることとしましたが、不安の中ようやく裁判所から連絡がありました。
送達された手紙の内容は、「配当期日呼出状及び計算書提出の催告書」というものでした、要するに「競売物件に関する債権者に、配当を実施するので○月○日に、債権額を計算して出頭してください。」という意味の書類らしいです。
裁判所に電話をして、状況や記入方法等を確認しましたが、私達の管理組合はもともと売却代金からの配当を期待しているわけでなく、特定承継人（購入者）から清算してもらえばいいと思っていたので気が楽でした。
それでも、裁判所の女性書記官はとても親切でした。
そして、「あなたの管理組合には、管理費等については配当が回ってきませんが、「執行費用」に関しては最優先で配当されます。」と教えてくれました。
「執行費用」とは、予納金から支出した費用、予納郵便切手費用、競売申し立て手数料、登録免許税などです。その他、住民票の取得費用等も配当を受けることができますが、領収書等が必要とのことでした。
私達は、かかった費用についてはすべて明細を作成し、領収書も保管していましたので計算して提出することにしました。
また、配当に関しては銀行振り込みをお願いしたので結局、配当期日に裁判所に出頭する必要もないとのことでした。
いよいよ最終の清算作業になりますが、肝心の落札者からの連絡がまだ無いのが気になります。
でも、間違いなく解決に向けて進んでいると感じました。・・・（つづく）

第５章 修繕工事の実現へ向けて[7]
（前回までのあらすじ）
自主管理の道を選択し、修繕積立金の値上げと多額の一時金を徴収することになった管理組合。そもそもの原因となったこれらが未解決なことに私は悩んでいました…

(さらに…)

入札日から１週間後が開札日です。
開札とは、入札参加者立会いのうえ、入札結果を発表する日です。
私達利害関係者は会場に入ることができるかは事前に確認しませんでしたが、当日は私も別に打合せが入っていたので、裁判所にはいきませんでした。
そして、その日から更に１週間後が「売却決定期日」です。
私は、売却決定期日の翌日に裁判所に確認に行きました。
不動産競売の受付に行くと、「閲覧室」にいけば分かるといわれました。
そして閲覧室には、テーブルとホワイトボードそして有料コピー機がいくつか置かれ、ホワイトボードのフックに無造作に開札結果や売却許可決定に関する製本がつるしてありました。
開札日や売却許可決定日が分かれば、該当する製本を取り出して閲覧することができます。
特に目次等はありませんでしたが、事件番号が分かっていたので何冊目かですぐに当該物件の情報を発見することは可能でした。
私は、「売却許可決定」をコピーして持ち帰り、山田理事長に報告しました。
今後は、落札者が残金払い込み等の手続きを完了し、住戸内のリフォーム等を済ませたら、転売を計画すると思います。
私達は、そのときに次期区分所有者から債権の全額を清算してもらう予定で今しばらく待つことにしました。…（つづく）

第５章　修繕工事の実現へ向けて[６]
（前回までのあらすじ）
自主管理の道を選択し、修繕積立金の値上げと多額の一時金を徴収することになった管理組合。再生に向かって前進しながらも、私には葛藤がありました…

(さらに…)

第５章 修繕工事の実現へ向けて[5]
（前回までのあらすじ）
初の臨時総会で自主管理の道を選択した管理組合。難題を抱えた２回目の臨時総会では、予想通り一時金に関する議題で紛糾しました…

(さらに…)